Anleitung entwerfen

Die Bereitstellung einer Anleitung als untrennbarer Bestandteil des Produkts ist für viele Produkte vorgeschrieben. Diese Verpflichtung resultiert daraus, dass wir es in Europa, aber auch in der restlichen Welt, für wichtig halten, Absprachen zu Produkten zu treffen, damit die Sicherheit des Benutzers gewährleistet ist. Diese Absprachen werden in Richtlinien festgehalten. Richtlinien stellen grundlegende Anforderungen an Sicherheit, Gesundheit sowie Umwelt- und Verbraucherschutz für Produkte, die innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR: die Europäische Union plus Liechtenstein, Norwegen und Island) in den Handel gebracht werden. Richtlinien können den Hersteller verpflichten, dafür zu sorgen, dass der Benutzer die Informationen erhält, die notwendig sind, um ein Produkt korrekt und sicher verwenden zu können. Unterhalb der Richtlinien sind die Normen angesiedelt. Diese Normen beschreiben, wie die Anforderungen aus der Richtlinie (technisch) umgesetzt werden können. In Deutschland gibt es für das Schreiben von Bedienungsanleitungen die Norm DIN 82079-1. (wie man für Konformitätserklärungen die Norm DIN-EN-ISO/IEC 17050-1:2014 Konformitätserklärung des Lieferanten – Teil 1: Allgemeine Anforderungen hat).


Bedienungsanleitungen gemäß der Norm DIN 82079

Die Norm DIN 82079 sieht Bedienungsanleitungen als Mittel zur Vermittlung von Informationen und Anweisungen. Eine Anleitung kann selbstständig oder auch in Kombination mit anderen Anweisungen, wie z. B. Zeichen, Etiketten, Symbolen und Piktogramme, Tabellen, Schaubildern und so weiter, verwendet werden. Der Zweck einer Anleitung besteht laut dieser Norm darin, den Benutzer zu instruieren, damit dieser das Produkt im Einklang mit den Anweisungen des Herstellers verwendet. So wird der Benutzer dabei unterstützt, das Produkt auf sichere und korrekte Weise zu verwenden. Die Anleitung gilt als Bestandteil des Produkts. Wenn der Hersteller zu dem Schluss kommt, dass es notwendig ist, den Benutzer während einer Phase der Lebensdauer des Produkts (zum Beispiel bei Transport, Montage, Installation, Ingebrauchnahme, Gebrauch, Wartung, Störung oder Verschrottung) zu instruieren, muss er eine Anleitung mit entsprechendem Inhalt entwerfen.

Diese Norm enthält ein Mindestmaß an Anforderungen in Bezug auf den informativen Inhalt, die Struktur, die Formulierung und die Präsentation von Bedienungsanleitungen. Diese Anweisungen und Empfehlungen bieten Erklärungen, Informationen und beinhalten Aufgaben sowohl für Benutzer von Verbraucherprodukten als auch für Benutzer von komplexeren Systemen und Maschinen. Ein Grund für die Überarbeitung der Norm liegt übrigens darin, dass diese nur unzureichend an die Maschinenrichtlinie anknüpft.

Inhalt der Anleitung

In ihrer umfangreichsten Form enthält eine Anleitung gemäß der Norm DIN 82079-1 die folgenden Bestandteile:

  • Technische Daten
  • Vorsorgemaßnahmen und Sicherheitsanweisungen
  • Beschreibung des Produkts
  • Montage, Installation und Ingebrauchnahme
  • Beschreibung der Bedienung
  • Wartung und Wartungsplan
  • Außerbetriebsetzung
  • Demontage, Zerlegung, Lagerung und Transport
  • Störung und Reparatur
  • Umweltaspekte
  • Entsorgung

Die „Technischen Daten“ beschreiben die Wirkungseigenschaften, die Leistungen, die Umgebungseinflüsse sowie wichtige Konstruktionsdaten des Produkts. Die „Vorsorgemaßnahmen und Sicherheitsanweisungen“ warnen vor möglichen Gefahren, die bei zweckgerechtem Gebrauch des Produkts auftreten können. Darüber hinaus warnen sie auch vor möglichen Gefahren, die bei unsachgemäßem Gebrauch des Produkts auftreten können. Die Konstruktion und Zusammensetzung des Produkts werden in einem gesonderten Abschnitt erläutert, der sich der Beschreibung des Produkts widmet. Im Kapitel „Montage, Installation und Ingebrauchnahme“ werden alle Informationen erteilt, die sich auf die beschriebenen Handlungen beziehen. Der eigentliche Gebrauch wird in Kapitel „Beschreibung der Bedienung“ behandelt. Etwaige Wartungsanweisungen müssen im Kapitel „Wartung“ aufgeführt werden. Bei der „Außerbetriebsetzung“ geht es um die Schritte, die erforderlich sind, um (häufig umfangreiche und komplexe) Anlagen außer Betrieb zu setzen. „Demontage, Zerlegung, Lagerung und Transport“ beschreibt Vorsorgemaßnahmen und Anweisungen, um das Produkt auf Demontage, Abriss, Lagerung, Transport und erneute Installation in einer veränderten Umgebung oder an einem anderen Ort vorzubereiten. Das Kapitel „Störungen und Reparatur“ beschreibt die Eingriffe und Reparaturen, die der Benutzer selbst durchführen kann. Aspekte in Bezug auf Umweltangelegenheiten (wie z. B. die Folgen der WEEE-Richtlinie), Energieeinsparung und Wiederverwertung werden im Abschnitt „Umwelt“ beschrieben. Zum Schluss bietet das Kapitel „Entsorgung“ die Möglichkeit, die Maßnahmen zu beschreiben, die der Benutzer am Ende der Lebensdauer eines Produkts ergreifen muss.

Struktur der Anleitung

Der oben beschriebene Inhalt der Anleitung muss um die folgenden Abschnitte ergänzt werden. So entsteht eine vollständige Anleitung.

  • Titelseite
  • „Vorwort“ oder „Leitfaden für den Benutzer“
  • Inhaltsverzeichnis
  • Einführung
  • Register
  • Liste mit Definitionen (Glossar)
  • Anweisungen auf einen Blick
  • Anlagen

Auf der Titelseite müssen Aspekte wie der Name, die Version und das Datum der Anleitung sowie der Name des Produkts und der Herausgeber stehen. Im Vorwort werden die Benutzer, der Stellenwert der Anleitung im Rahmen der gesamten Informationen über das Produkt sowie die verwendeten Symbole, die erforderlich sind, um den Text oder die Abbildungen verstehen zu können, beschrieben. Ein Inhaltsverzeichnis wird für jede Anleitung empfohlen, die mehr als fünf Seiten umfasst. Die Einführung beschreibt insbesondere den Zweck und die Funktion des Produkts. Die Aufnahme von Teilen wie Register, Liste der Definitionen, Anweisungen auf einen Blick und Anlagen spricht für sich.

Präsentation der Anleitung

  • Präsentation und Layout der Bedienungsanleitung
  • Schriftart und Schriftgröße
  • Markierungen
  • Seitenzahlen
  • Überschriften
  • Verwendung von Farben
  • Lose Blattsammlung oder gebundene Ausgabe (oder Online?)
  • Text und Abbildungen (auch auf gefalteten Seiten)
  • Anordnung von Anweisungen

Die Formulierung einer Anleitung

Beim Entwerfen der Anleitung ist Kenntnis in Bezug auf die Zielgruppe wichtig. Texte müssen so formuliert werden, dass der Benutzer diese verstehen kann. Etwaige Fachbegriffe müssen erklärt werden. Verwenden Sie nur „normale“ Begriffe und nur das Internationale Einheitensystem (SI).

Die Anweisungen, die zu den einzelnen Schritten gehören, werden in Form von Aufgaben beschrieben. Verwenden Sie für komplizierte oder sich wiederholende Anweisungen Verweise, falls diese in einem anderen Teil der Anleitung bereits beschrieben sind.

Jede Anweisung kann aus den folgenden Bestandteilen bestehen:

  • Nummer der Anweisung
  • Formulierung
  • Erklärung (das Warum)
  • Effekt

Der Entwurf einer Anleitung erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt. Es gibt verschiedene Normen, die dabei hilfreich sein können. Allerdings sollten Sie sich auf jeden Fall die folgende Frage stellen: Schreiben Sie die Anleitung selbst oder beauftragen Sie einen Spezialisten damit?

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